Datenschutzordnung Musikverein Hirrlingen e.V. als Anlage zur Satzung Seite 1/3
Datenschutzordnung des Musikverein Hirrlingen e.V.
(Stand 24. Mai 2018)
Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den
Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen
Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds
gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben
(Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und
Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den
Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine
separate Einwilligung eingeholt.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
 Vor- und Zuname
 Geschlecht
 Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
 Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
 Geburtsdatum
 Bei Minderjährigen, Vor,- und Zuname eines Erziehungsberechtigten
 Instrument(e)
 Bankverbindung
Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch
technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur
erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte
bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung
entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden
ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter
geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken
verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen,
werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des
Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Datenschutzordnung Musikverein Hirrlingen e.V. als Anlage zur Satzung Seite 2/3
Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung
Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Neckar-Alb Reutlingen-Tübingen e.V. (BVNA) ist der Verein
verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband jeweils mit Stichtag 01.01. des
Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis
zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.
Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes.
Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten:
 Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
 Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
 Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen)
 Instrument
 Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
 Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins
Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung
(Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-MailAdresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.
Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung
übermittelt.
Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband,
dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an
Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände
Als Mitglied des BVNA kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei
folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln:
 Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder weiterer
Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
 Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und
Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
 Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer
Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Pressearbeit
Der Verein informiert das Amtsblatt der Gemeinde, die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift forte
(DVO-Verlag) des Blasmusikverband Baden-Württemberg e.V. (BVBW) über Prüfungsergebnisse und
besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite und der Social Media
Plattform des Vereins veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung
widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied
weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der
Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt BVNA bzw. den BVBW von dem Widerspruch
des Mitglieds.
Datenschutzordnung Musikverein Hirrlingen e.V. als Anlage zur Satzung Seite 3/3
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die
Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten im Amtsblatt der Gemeinde, sowie auf der
Internetseite des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht
werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung
widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine
weitere Veröffentlichung über diese Medien, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im
Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis
der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung
seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche
Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Kooperationen mit Unternehmen / Freiberuflern
Der Verein hat Kooperationsabkommen mit Musikschulen und freiberuflichen Lehrkräften abgeschlossen.
Er übermittelt einmal im Jahr eine Liste betreffender Mitglieder an diese, die Namen, Anschrift,
Kommunikationsdaten und das Geburtsjahr enthält. Ein Mitglied kann dieser Übermittlung widersprechen;
im Falle eines Widerspruches werden seine personenbezogenen Daten auf der zu übermittelnden Liste
geschwärzt.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/
eingereicht werden.